Gestionar reservas y usuarios

Utiliza la sección Supervisar de tu horario de citas para gestionar tu horario en el día a día. Aquí es donde podrás revisar tus reservas, aprobarlas o rechazarlas. También puedes conocer cómo los usuarios interactúan con tu horario a través de los informes diarios, semanales o mensuales.

Puedes acceder a los datos de todos los usuarios o realizar citas en su nombre a través de Gestión de Usuarios. Si has seleccionado un término diferente para tus usuarios, como por ejemplo “clientes”, esta sección se llamará Gestión de clientes.

En tu Panel de Control encontrarás también las opciones Importar y Exportar. Estas características te permiten importar y exportar datos de usuarios en varios formatos desde y hacia tu cuenta.

Revisar tus reservas

A través de Supervisar > Resumen, puedes revisar todas las próximas citas. Puedes acceder a un resumen de las reservas antiguas y borradas a través de los enlaces Mostrar historial y Mostrar papelera respectivamente. El resumen se puede clasificar haciendo clic en la cabecera de las columnas. Si tu horario tiene múltiples recursos o servicios, tendrás disponible un menú desplegable para filtrar citas para algunos de ellos.

Si utilizas la barra de búsqueda debajo del resumen, podrás encontrar las reservas de una persona particular en tu horario de citas. Otra forma de conseguir ver un resumen de las citas de alguien (cruzando varios horarios) es a través de Gestión de Usuarios.

La información que se muestra en el resumen se configura mediante Configurar > Disposición. Aquí se puede seleccionar cualquiera de los campos de datos de reservas obligatorios y opcionales, incluyendo los campos personalizados, que se mostrarán como columnas en vistas de lista, al igual que el resumen.

A la derecha de cada entrada, verás dos o más iconos. Si haces clic en el icono de horario , se te mostrarán las citas/espacios en el horario, mientras que el icono te permite hacer cambios en las citas/espacios (ver abajo). En un horario de capacidad, el icono de lupa te permitirá ver las reservas para una ranura de tiempo en particular.

Para los horarios de citas con configuraciones de pago o aprobación, el sistema también te muestra una columna con símbolos como + o C. Puedes colocar el cursor sobre el símbolo para ver una ventana emergente con una explicación sobre el mismo, de modo que también puedes ver una lista de códigos de estado.

Aprobar reservas manualmente

Si trabajas con la aprobación por el administrador, también verás un icono P en el resumen de reservas para las reservas pendientes, o un icono + para las reservas que ya se han aprobado; y un icono +© si se pagó con créditos. En el calendario, las reservas que todavía no se han aprobado se mostrarán con una sombra más clara. El administrador puede elegir recibir un correo electrónico para cada solicitud de aprobación (ver Configurar el proceso de reserva).

Para aprobar una reserva, haz clic en el icono de editar para una cita en particular. En la ventana emergente que aparece, verás el estado de la reserva en azul y la opción para Aprobar. Si la reserva ya se ha aprobado, verás la opción de Revocar, lo que te permitirá revocar tu aprobación si lo consideras necesario.

Si quieres que otras personas puedan recibir solicitudes de aprobación, puedes aplicar reglas de reenvío en tu cuenta de correo electrónico. La mayoría de programas de correo electrónico se pueden configurar para reenviar un correo electrónico basándose en el título, por lo que podrías incluso reenviar las aprobaciones para una clase en particular a un profesor específico.

Fíjate en que los usuarios también pueden tener acceso al resumen de reservas. Por defecto, los superusuarios pueden aprobar reservas en tu horario de citas. Esto se puede cambiar si lo consideras necesario, a través de Configurar > Acceso, si desactivas la opción Permitir a los superusuarios cambiar las reservas de otras personas (ver también Derechos de acceso de superusuarios).

Crear citas en nombre de alguien

Si recibes una reserva por teléfono o correo electrónico, quizás quieras añadirla al calendario por ti mismo. Pero dado que has iniciado sesión como administrador, se mostrará que la reserva pertenece al administrador. Para evitar esto, puedes actuar en nombre de alguien.

Si quieres hacer esto, ve a Gestión de Usuarios. Solo puedes actuar en nombre de usuarios registrados. Si la persona no está registrada, necesitarás crear un nuevo usuario.

A continuación, haz clic en la flecha azul a la derecha de los datos del usuario. Esto te llevará a tu Panel de Control, donde puedes seleccionar el horario en lo que quieres crear la reserva. En la barra de arriba, cerca de tu nombre de usuario, verás el nombre de usuario o dirección de correo de la persona en cuyo nombre estás actuando.

Si ahora realizas una reserva, se introducirá en la lista con su nombre, seguido de una barra inclinada y el nombre del administrador o superusuario que creó la reserva. Esto te asegura que la reserva se puede clasificar en la agenda de los usuarios y que se envían de forma automática los correos electrónicos de confirmación y recordatorio, en caso de que estos se hayan configurado.

Indicador de Actuar en nombre de en la barra superior

Mientras actúas como otra persona, conservas sin embargo tus propios privilegios. Por tanto, incluso si restringiste la información que pueden ver los usuarios normales, tú sí que podrás verla cuando actúes en nombre de un usuario.

Para dejar de actuar en el nombre de alguien, simplemente haz clic en el nombre de usuario en la esquina superior derecha de la pantalla.

Ten en cuenta que si tu horario de citas no requiere que los usuarios se registren, no podrás actuar en nombre de alguien. Sin embargo, puedes todavía crear citas como administrador y luego enviar los correos de confirmación a los usuarios no registrados. Para hacer esto, asegúrate de que la opción Utilizar dirección de correo como nombre de usuario está desactivada en las opciones de Control de Acceso, y habilita el campo de correo electrónico a través de Configurar > Proceso. Haciendo esto, permitirás introducir una dirección de correo electrónico para cada reserva que crees como administrador. Si has configurado confirmaciones por correo electrónico, se enviará una confirmación automáticamente.

Informes

Puedes acceder a varios informes estándar a través de Supervisar > Estadísticas. Utilizando los diferentes selectores podrás tener una visión clara del comportamiento de las reservas cada día, semana o mes en un período determinado de tiempo. Los datos que se utilizan para generar los gráficos/informes se pueden descargar en formato CSV o XLS haciendo clic en .

Ten en cuenta que si todo lo que necesitas son los datos de reserva sin procesar en un período determinado de tiempo, deberías utilizar la opción de descarga en Supervisar > Descargar. Los datos se pueden utilizar para generar informes personalizados en Excel, Numbers o Google Docs para tu horario de citas online.

Gestión de Usuarios

Puedes acceder a los datos de clientes o usuarios a través de Gestión de Usuarios. Si trabajas con el sistema de crédito, puedes utilizar la opción para gestionar el crédito de un cliente individual. De la misma forma, puedes cambiar el rol de un usuario normal a superusuario. Si lo deseas, también puedes bloquearle a un usuario el acceso a tu sistema de reservas.

Si uno de los usuarios registrados se comporta mal, no deberías borrar su cuenta, ya que eso permitiría al usuario volver a registrarse. En lugar de eso, puedes bloquear la cuenta del usuario específico. Para bloquear la cuenta, haz clic en el icono de editar y activa la opción junto a la opción “Rol”. Si haces clic en el icono de lupa que hay cerca del perfil de usuario podrás ver la actividad del usuario, por lo que podrás deshacer rápidamente cualquier actividad no deseada.

La opción Exportar se encuentra en el menú de la parte derecha de tu Panel de Control. Puedes utilizar esto para descargar los datos de todos los usuarios, ya sea en formato CSV, XLS, XML o VCF/vCard. Si necesitas hacer cambios masivos en los datos, debes exportar la base de datos de clientes a formato CSV. A continuación puedes aplicar los cambios, guardarlos en el fichero CSV y subir ese fichero a tu cuenta a través de Importar. Por favor, ten en cuenta que Importar solo puede procesar ficheros CSV (Valores Separados por Coma). Recomendamos utilizar Google Sheets en vez de Excel porque Excel no trata bien los ficheros codificados por UTF-8 para representar caracteres especiales y letras acentuadas.

Solución de problemas

Si, durante la importación de un archivo, ves un error como “CSV mal formado: secuencia de bytes inválida en UTF-8”, comprueba lo siguiente:

Asegúrate de que hayas guardado el fichero en formato CSV.
A veces las letras con acentos diacríticos como “é” pueden producir errores. Utiliza Google Sheets en vez de Excel para manipular el fichero.
Asegúrate de que el fichero contenga valores separados por coma. Las versiones antiguas de Excel a veces guardan los archivos utilizando un formato separado por punto y coma. La solución de Google Sheets que se mencionó anteriormente también resolverá este problema.